Privacy Policy

 

In ons Privacyreglement gebruiken wij een aantal definities (deze definities kunnen in enkelvoud en meervoud worden gebruikt):

Reglement: dit privacyreglement;
Privacywetgeving: de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

1. Toelichting op het Reglement

Ultiem mag de gegevens die u aan haar verstrekt niet zonder meer verwerken. De Privacywetgeving is bedoeld om de privacy van personen te beschermen. Door deze wetgeving wordt het toegestane gebruik van uw persoonsgegevens door anderen beperkt. Op grond van deze wet heeft Ultiem de plicht om haar medewerkers, kandidaten, referenten, opdrachtgevers en zakelijke relaties:

  • op de hoogte te stellen van de wijze waarop en het doel waarmee gegevens door Ultiem worden verwerkt;

  • te melden wie de gegevens kunnen inzien;

  • voor het verwerken van bepaalde gegevens toestemming te vragen.

Ultiem vindt uw privacy belangrijk. Daarom geeft Ultiem in dit Reglement een toelichting op hoe zij met uw gegevens omgaat, wat het doel is van het gebruik daarvan en voor de verwerking van welke gegevens Ultiem expliciet om uw toestemming moet vragen.

2. De persoonsgegevens die Ultiem gebruikt en het doel van het gebruik

Ultiem verwerkt (mogelijk) uw persoonsgegevens als u kandidaat of opdrachtgever wordt of bent van Ultiem, een referent, werknemer of zakelijke relatie van Ultiem wordt of bent. Ook als u via het contactformulier contact met ons opneemt verwerken wij (mogelijk) uw persoonsgegevens. Ultiem verzamelt van medewerkers naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, cv met eventueel foto, kopie van het identiteitsbewijs en IBAN-nummer. Van kandidaten worden naam, adres, telefoonnummer, e- mailadres, cv met eventueel foto, mogelijk IBAN-nummer en mogelijk kopie van het identiteitsbewijs verzameld. Van referenten, opdrachtgevers en zakelijke relaties verzamelt Ultiem naam en mogelijk e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens stellen ons in staat om:

  • de overeenkomst die medewerkers, kandidaten, referenten, opdrachtgevers en zakelijke relaties met Ultiem sluiten financieel en administratief te kunnen afhandelen;

  • onze verplichtingen als werkgever na te komen;

  • onze dienstverlening te kunnen leveren;

  • medewerkers, kandidaten, referenten, opdrachtgevers en zakelijke relaties of geïnteresseerden te kunnen bereiken als dat nodig is;

om onze dienstverlening verder te ontwikkelen/te optimaliseren.

3. Verstrekking persoonsgegevens aan derden

Ultiem verstrekt geen persoonsgegevens aan personen of bedrijven buiten de Ultiem-organisatie, tenzij:

  • dat verplicht is door een wettelijk voorschrift;

  • dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst die Ultiem met u heeft gesloten;

  • u daarvoor toestemming heeft gegeven.

4. Plichten/beveiligde toegang/geheimhouding/bewaartermijn

  • Ultiem verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend overeenkomstig de wet. Dit houdt (onder meer) in dat de gegevens alleen worden verwerkt voor het doel waarvoor ze verkregen worden en op een behoorlijke/zorgvuldige wijze overeenkomstig de wet en dit Reglement.

  • uw persoonsgegevens kunnen enkel en alleen door personen werkzaam voor Ultiem worden ingezien, tenzij in dit Reglement anders is bepaald. Al uw persoonsgegevens worden door IT-Vision/Ultiem beveiligd tegen onbevoegde toegang. De beveiliging bestaat:

  • uit het hebben van een persoonlijk wachtwoord voor iedere persoon werkzaam voor Ultiem om in te loggen in het digitale systeem.

  • de personen werkzaam voor Ultiem hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alle aan Ultiem verstrekte persoonsgegevens;

  • Ultiem heeft technische maatregelen genomen om het door haar gebruikte systeem te beveiligen tegen inbreuken van buitenaf overeenkomstig de wet;

  • uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor een goede administratie en/of andere vastgestelde doelen. Ultiem hanteert voor medewerkers en zakelijke relaties een termijn van twee jaar na de laatste verleende dienst, waarna de gegevens vernietigd worden. De persoonsgegevens van kandidaten, referenten en opdrachtgevers worden zo lang als nodig voor een goede bedrijfsvoering bewaard, met in achtneming van een redelijke termijn. De wet kan een andere bewaartermijn voorschrijven. Als dat zo is zal Ultiem zich aan de voorgeschreven wettelijke bewaartermijn houden.

5. Uw rechten als betrokkene

  • recht op informatie: het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden en met welk doel;

  • inzagerecht: het recht op inzage en afschrift van die gegevens voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad;

  • het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien dat nodig mocht zijn (recht op correctie en verwijdering). Aan het recht om (gedeeltelijke) verwijdering van uw gegevens te vragen, kan alleen tegemoet gekomen worden als het bewaren van de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en de gegevens niet op grond van een wettelijke regeling bewaard dienen te blijven;

  • het recht van verzet: het recht om u in bepaalde gevallen tegen de verwerking van uw gegevens te verzetten;

  • het recht op dataportabiliteit: het recht om de persoonsgegevens die van u bewaard worden te ontvangen om over te kunnen dragen naar een andere organisatie;

  • het recht op een menselijke blik bij geautomatiseerde besluiten. Bij een geautomatiseerd besluit is er het recht om de beslissing te laten nemen door menselijke tussenkomst.

Als u gebruik wilt maken van uw rechten, dan kunt u dit per email bij op info@ultiem.eu aangeven. Als uw verzoek wordt afgewezen wordt aan u uitgelegd waarom. Een reden kan zijn dat uw dossier informatie bevat die van belang is of kan zijn voor anderen. U ontvangt binnen één maand na ontvangst van uw verzoek bericht van Ultiem.

Ook als u een klacht heeft over de wijze van verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met Ultiem opnemen en probeert Ultiem er samen met u uit te komen.

Heeft u een (andere) opmerking/vraag/suggestie? Ook daarvoor kunt u schriftelijk contact met ons opnemen.

Uiteraard zal Ultiem ook met de in dit verband verstrekte persoonsgegevens vertrouwelijk en zorgvuldig omgaan.

Onze actuele contactgegevens zijn te vinden op de website van Ultiem.

Privacyreglement Ultiem versie juni 2018